А в чем сложность вести заметки в специальных программах для заметок? Там и поиск с другими удобствами. Есть 100% более нужные фишки, на которые у support нет времени.
Срок лицензии начинается с момента активации лицензии каждого аккаунта. То есть у каждого из 20 пользователей лицензия будет на год, вне зависимости от даты активации